Auf dem Weg zum digitalen Privatarchiv

Geht das auch ande­ren so, dass sich Papier­sta­pel ansam­meln, abge­hef­tet wer­den, Ord­ner die Rega­le fül­len? Bei mir ist das der Fall, und ich möch­te ger­ne etwas dar­an ändern. Des­we­gen spie­le ich schon lan­ge mit dem Gedan­ken, ein paar Schrit­te hin zum „papier­lo­sen Archiv“ zu machen; nicht zuletzt des­we­gen, weil vie­le Rega­le mit Ord­nern und eine letzt­lich eher klei­ne Woh­nung nicht so rich­tig gut zusammenpassen.

Eigent­lich hat­te ich vor, mit sowas wie den Scans­nap von Fuji­tsu zu kau­fen – ein Gerät, das dezi­diert nur dafür gedacht ist, Din­ge schnell ein­zu­scan­nen. Ich habe dann ein biss­chen her­um­re­cher­chiert, lan­ge hin und her geschwankt und mich letzt­lich statt für den fast 400 Euro teu­ren Scans­nap iX500 für ein Work­force-Gerät von Epson (rd. 160 Euro) ent­schie­den. Wich­tig war mir, und das kön­nen bei­de, dass ein dop­pel­sei­ti­ger Ein­zugs­scan mög­lich ist, und dass das Gerät stand-alo­ne betrie­ben wer­den kann, und Scan-Ergeb­nis­se direkt „in die Cloud“ sen­den kann. Das Work­force WF-3620 ist eigent­lich ein klas­si­sches Mul­ti­funk­ti­ons­ge­rät für Home­of­fice oder klei­ne­re Unter­neh­men: Tin­ten­strahl­druck, Scan/Kopie, auch eine Fax­funk­ti­on. Brauch ich nicht wirk­lich, aber gut, ab und zu mal was in Far­be aus­dru­cken zu kön­nen, hat auch sei­ne Vorteile …

Wich­tig war mir aber vor allem, dass der Scan­ner WLAN-fähig ist. Das ist das Work­force WF-3620 defi­ni­tiv: die Ein­bin­dung ins loka­le WLAN fuk­tio­niert recht pro­blem­los, zur Kon­fi­gu­ra­ti­on kann eine Web­site auf­ge­ru­fen wer­den, und Druck­auf­trä­ge kön­nen per Mail an das Gerät geschickt wer­den, genau­so wie Sca­n­er­geb­nis­se als Mail ankom­men. Ver­bin­dung über USB oder der Scan auf eine Spei­cher­kar­te (SD-For­mat), bzw. der Druck der dort lie­gen­den Datei­en, ist eben­so mög­lich. Aber mir ging’s ja um die Cloud. 

Die Cloud ist in dem Fall Ever­no­te, eine Ober­flä­che, mit der Doku­men­te aus unter­schied­lichs­ten Quel­len sor­tiert, ver­schlag­wor­tet und kom­men­tiert wer­den kön­nen. In mei­nem Mobil­funk­ver­trag ist eine 12-mona­ti­ge Pro­be­mit­glied­schaft bei Ever­no­te ent­hal­ten; ansons­ten wür­de Ever­no­te Pre­mi­um wohl 40 Euro pro Jahr kosten.

Ever­no­te lässt sich als eigen­stän­di­ges Soft­ware­pa­ket instal­lie­ren (das habe ich noch nicht aus­pro­biert), läuft aber auch als Web-App und als App für u.a. Andro­id­ge­rä­te. Die Cloud – ja, ich weiß, das Daten­schutz­pro­blem, das Über­wa­chungs­pro­blem – hat den Vor­teil, dass ich von all die­sen Gerä­ten auf die abge­leg­ten Doku­men­te zugrei­fen kann. 

Doku­men­te kön­nen per Drag and Drop nach Ever­no­te ver­scho­ben wer­den, aber sie kön­nen auch per Mail dort­hin geschickt wer­den. Sprich: Auch der Scan­ner kann direkt an Ever­no­te mailen.

Dar­aus ergibt sich ein Work­flow, der bis­her ganz gut funk­tio­niert: Die ver­schie­de­nen Scan­va­ri­an­ten habe ich auf dem Work­force als Vor­ein­stel­lun­gen gespei­chert: Ein­sei­tig als PDF, dop­pel­sei­tig als PDF, manch­mal auch ein­sei­tig als JPG. (Klei­ner Nach­teil des Work­force: Beim Scan in die Cloud scheint die Auf­lö­sung auf 200 dpi begrenzt zu sein. Für Doku­men­ten­ar­chi­vie­rung reicht das, aber eigent­lich kann das Gerät mehr – beim Scan auf die Spei­cher­kar­te geht das z.B. wunderbar.)

Mein Ziel ist es ja, mei­ne vie­len Ord­ner zu redu­zie­ren. Dazu gehört (ehr­lich gesagt) auch die Ent­schei­dung, was weg­ge­wor­fen wer­den kann. Nicht jede Par­tei­tags­un­ter­la­ge muss (auch nicht digi­tal) archi­viert wer­den. Der Inhalt der Ord­ner kann jetzt Stück für Stück ein­ge­scannt wer­den. Dazu wird ein­fach die ent­spre­chen­de Vor­ein­stel­lung gewählt. Per Tas­ten­druck kann dann ent­we­der schwarz-weiß oder far­big ein­ge­scannt werden.

Der Ein­zel­blatt­ein­zug funk­tio­niert dabei gut, auch für dicke­re Papier­sta­pel mit 20–30 Sei­ten. Aller­dings ist das Work­force nicht das schnells­te Gerät – ein­sei­ti­ger Scan geht recht flott, der dop­pel­sei­ti­ge Scan (hier wird jede Sei­te ein­mal durch­ge­zo­gen, auto­ma­tisch gedreht, noch ein­mal gescannt, also kei­ne ech­te dop­pel­sei­ti­ge Able­sung) braucht sei­ne Zeit. Das gan­ze kann aber halb­wegs gut neben­bei statt­fin­den. Dabei wird auch deut­lich, dass in so einem Ord­ner ganz schön viel Papier ent­hal­ten ist. D.h.: Ein, zwei Ord­ner pro Tag ein­zu­scan­nen, ist rea­lis­tisch. Bis Rega­le sich lee­ren, dau­ert es also etwas. Die rich­ti­ge Arbeit für graue Novembertage.

Die ein­ge­scann­ten Doku­men­te lan­den im Ein­gangs­no­tiz­buch von Ever­no­te. Dort kön­nen sie mit Schlag­wör­tern ver­se­hen wer­den und in ande­re „Notiz­bü­cher“ ver­scho­ben wer­den. Es wäre eben­falls mög­lich, Anmer­kun­gen und Noti­zen hin­zu­zu­fü­gen. Gleich­zei­tig scheint Ever­no­te eine rudi­men­tä­re OCR zu beherr­schen – die Doku­men­te im PDF lie­gen als Bil­der vor, sind aber auch im Voll­text durchsuchbar. 

Auf dem PC kann Ever­no­te PDFs „inline“ anzei­gen, mobil sind sie nur als Anhang ver­füg­bar, der her­un­ter­ge­la­den und geöff­net wer­den muss. Das ist etwas hake­lig, soll­te aber für den von mir ange­streb­ten Zweck der Archi­vie­rung aus­rei­chen. Ich hät­te ja ger­ne eine Sicht auf die von Ever­no­te gespei­cher­ten Doku­men­te, bei der die­se im Voll­bild durch­blät­ter­bar sind – wie in einem ech­ten Ord­ner – ohne auf PDF-View­er zurück­zu­grei­fen. Das scheint so zu nicht gehen. Gleich­zei­tig kann ich einen Ord­ner aus Papier nicht durch­su­chen. Inso­fern: Gleichstand.

Neben PDFs kann Ever­no­te auch mit Noti­zen, mit Mails, mit Office-Doku­men­ten und den übli­chen Bild­for­ma­ten umge­hen. Noti­zen kön­nen auch per Foto­funk­ti­on des Smart­phones ange­legt wer­den, oder als Frei­hand­ein­ga­be auf dem Tablet (wobei das etwas ist, was mit mei­ner Schrift nicht wirk­lich kom­pa­ti­bel ist). Auch Web­sites kön­nen in Ever­no­te über­nom­men wer­den, der Text wird auto­ma­tisch extrahiert.

Mei­ne ers­ten Erfah­run­gen mit die­sem Work­flow sind also durch­aus posi­tiv. Ob das gan­ze dau­er­haft brauch­bar ist, kann ich aktu­ell noch nicht beur­tei­len. Zur Not lie­ßen sich die gan­zen PDF-Anhän­ge der Ever­no­te-Noti­zen her­un­ter­la­den und anders­wo spei­chern. Es ist jeden­falls sehr bequem, direkt aus dem Scan­ner nach Ever­no­te scan­nen zu kön­nen, ohne Umwe­ge über einen PC oder wei­te­re Schritte.

Dazu, ob sich Ever­no­te auch dazu eig­net, von vor­ne­her­ein auf das Anle­gen von Ord­nern aus Papier zu ver­zich­ten, kann ich eben­falls noch nichts sagen – im Ide­al­fall soll­ten Sit­zungs­un­ter­la­gen aus Papier, inter­es­san­te Zeit­schrif­ten­aus­ris­se etc. gar nicht erst ablegt wer­den, son­dern direkt ein­ge­scannt und in Ever­no­te wei­ter­be­ar­bei­tet wer­den. Noch nicht aus­pro­biert habe ich die Off­line-Funk­ti­on von Ever­no­te – Sit­zungs­un­ter­la­gen, die auf­grund eines feh­len­den WLAN-Net­zes in der Sit­zung nicht zugreif­bar sind, wären eher unprak­tisch. Auch hier kann ich noch nicht über kon­kre­te Erfah­run­gen berich­ten, wer­de das aber nachholen.

War­um blog­ge ich das? Als ers­ten Erfah­rungs­be­richt zur Kom­bi­na­ti­on aus Epson Work­force WF-3620 und Ever­no­te, um Regal­wän­de mit Ord­nern in Bits und Bytes zu verwandeln.