Auf dem Weg zum digitalen Privatarchiv

Paperless

Geht das auch anderen so, dass sich Papierstapel ansammeln, abgeheftet werden, Ordner die Regale füllen? Bei mir ist das der Fall, und ich möchte gerne etwas daran ändern. Deswegen spiele ich schon lange mit dem Gedanken, ein paar Schritte hin zum »papierlosen Archiv« zu machen; nicht zuletzt deswegen, weil viele Regale mit Ordnern und eine letztlich eher kleine Wohnung nicht so richtig gut zusammenpassen.

Eigentlich hatte ich vor, mit sowas wie den Scansnap von Fujitsu zu kaufen – ein Gerät, das dezidiert nur dafür gedacht ist, Dinge schnell einzuscannen. Ich habe dann ein bisschen herumrecherchiert, lange hin und her geschwankt und mich letztlich statt für den fast 400 Euro teuren Scansnap iX500 für ein Workforce-Gerät von Epson (rd. 160 Euro) entschieden. Wichtig war mir, und das können beide, dass ein doppelseitiger Einzugsscan möglich ist, und dass das Gerät stand-alone betrieben werden kann, und Scan-Ergebnisse direkt »in die Cloud« senden kann. Das Workforce WF-3620 ist eigentlich ein klassisches Multifunktionsgerät für Homeoffice oder kleinere Unternehmen: Tintenstrahldruck, Scan/Kopie, auch eine Faxfunktion. Brauch ich nicht wirklich, aber gut, ab und zu mal was in Farbe ausdrucken zu können, hat auch seine Vorteile …

Wichtig war mir aber vor allem, dass der Scanner WLAN-fähig ist. Das ist das Workforce WF-3620 definitiv: die Einbindung ins lokale WLAN fuktioniert recht problemlos, zur Konfiguration kann eine Website aufgerufen werden, und Druckaufträge können per Mail an das Gerät geschickt werden, genauso wie Scanergebnisse als Mail ankommen. Verbindung über USB oder der Scan auf eine Speicherkarte (SD-Format), bzw. der Druck der dort liegenden Dateien, ist ebenso möglich. Aber mir ging’s ja um die Cloud.

Die Cloud ist in dem Fall Evernote, eine Oberfläche, mit der Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen sortiert, verschlagwortet und kommentiert werden können. In meinem Mobilfunkvertrag ist eine 12-monatige Probemitgliedschaft bei Evernote enthalten; ansonsten würde Evernote Premium wohl 40 Euro pro Jahr kosten.

Evernote lässt sich als eigenständiges Softwarepaket installieren (das habe ich noch nicht ausprobiert), läuft aber auch als Web-App und als App für u.a. Androidgeräte. Die Cloud – ja, ich weiß, das Datenschutzproblem, das Überwachungsproblem – hat den Vorteil, dass ich von all diesen Geräten auf die abgelegten Dokumente zugreifen kann.

Dokumente können per Drag and Drop nach Evernote verschoben werden, aber sie können auch per Mail dorthin geschickt werden. Sprich: Auch der Scanner kann direkt an Evernote mailen.

Paperless

Daraus ergibt sich ein Workflow, der bisher ganz gut funktioniert: Die verschiedenen Scanvarianten habe ich auf dem Workforce als Voreinstellungen gespeichert: Einseitig als PDF, doppelseitig als PDF, manchmal auch einseitig als JPG. (Kleiner Nachteil des Workforce: Beim Scan in die Cloud scheint die Auflösung auf 200 dpi begrenzt zu sein. Für Dokumentenarchivierung reicht das, aber eigentlich kann das Gerät mehr – beim Scan auf die Speicherkarte geht das z.B. wunderbar.)

Mein Ziel ist es ja, meine vielen Ordner zu reduzieren. Dazu gehört (ehrlich gesagt) auch die Entscheidung, was weggeworfen werden kann. Nicht jede Parteitagsunterlage muss (auch nicht digital) archiviert werden. Der Inhalt der Ordner kann jetzt Stück für Stück eingescannt werden. Dazu wird einfach die entsprechende Voreinstellung gewählt. Per Tastendruck kann dann entweder schwarz-weiß oder farbig eingescannt werden.

Der Einzelblatteinzug funktioniert dabei gut, auch für dickere Papierstapel mit 20-30 Seiten. Allerdings ist das Workforce nicht das schnellste Gerät – einseitiger Scan geht recht flott, der doppelseitige Scan (hier wird jede Seite einmal durchgezogen, automatisch gedreht, noch einmal gescannt, also keine echte doppelseitige Ablesung) braucht seine Zeit. Das ganze kann aber halbwegs gut nebenbei stattfinden. Dabei wird auch deutlich, dass in so einem Ordner ganz schön viel Papier enthalten ist. D.h.: Ein, zwei Ordner pro Tag einzuscannen, ist realistisch. Bis Regale sich leeren, dauert es also etwas. Die richtige Arbeit für graue Novembertage.

2014evernote

Die eingescannten Dokumente landen im Eingangsnotizbuch von Evernote. Dort können sie mit Schlagwörtern versehen werden und in andere »Notizbücher« verschoben werden. Es wäre ebenfalls möglich, Anmerkungen und Notizen hinzuzufügen. Gleichzeitig scheint Evernote eine rudimentäre OCR zu beherrschen – die Dokumente im PDF liegen als Bilder vor, sind aber auch im Volltext durchsuchbar.

Auf dem PC kann Evernote PDFs »inline« anzeigen, mobil sind sie nur als Anhang verfügbar, der heruntergeladen und geöffnet werden muss. Das ist etwas hakelig, sollte aber für den von mir angestrebten Zweck der Archivierung ausreichen. Ich hätte ja gerne eine Sicht auf die von Evernote gespeicherten Dokumente, bei der diese im Vollbild durchblätterbar sind – wie in einem echten Ordner – ohne auf PDF-Viewer zurückzugreifen. Das scheint so zu nicht gehen. Gleichzeitig kann ich einen Ordner aus Papier nicht durchsuchen. Insofern: Gleichstand.

Neben PDFs kann Evernote auch mit Notizen, mit Mails, mit Office-Dokumenten und den üblichen Bildformaten umgehen. Notizen können auch per Fotofunktion des Smartphones angelegt werden, oder als Freihandeingabe auf dem Tablet (wobei das etwas ist, was mit meiner Schrift nicht wirklich kompatibel ist). Auch Websites können in Evernote übernommen werden, der Text wird automatisch extrahiert.

Meine ersten Erfahrungen mit diesem Workflow sind also durchaus positiv. Ob das ganze dauerhaft brauchbar ist, kann ich aktuell noch nicht beurteilen. Zur Not ließen sich die ganzen PDF-Anhänge der Evernote-Notizen herunterladen und anderswo speichern. Es ist jedenfalls sehr bequem, direkt aus dem Scanner nach Evernote scannen zu können, ohne Umwege über einen PC oder weitere Schritte.

Dazu, ob sich Evernote auch dazu eignet, von vorneherein auf das Anlegen von Ordnern aus Papier zu verzichten, kann ich ebenfalls noch nichts sagen – im Idealfall sollten Sitzungsunterlagen aus Papier, interessante Zeitschriftenausrisse etc. gar nicht erst ablegt werden, sondern direkt eingescannt und in Evernote weiterbearbeitet werden. Noch nicht ausprobiert habe ich die Offline-Funktion von Evernote – Sitzungsunterlagen, die aufgrund eines fehlenden WLAN-Netzes in der Sitzung nicht zugreifbar sind, wären eher unpraktisch. Auch hier kann ich noch nicht über konkrete Erfahrungen berichten, werde das aber nachholen.

Warum blogge ich das? Als ersten Erfahrungsbericht zur Kombination aus Epson Workforce WF-3620 und Evernote, um Regalwände mit Ordnern in Bits und Bytes zu verwandeln.

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8 Kommentare zu Auf dem Weg zum digitalen Privatarchiv

  1. Jörg Rupp sagt:

    Oh danke. Klingt nach einer sinnvollen Anschaffung.

  2. MS sagt:

    Dazu ein paar Fragen und Anmerkungen:

    1) Wie siehst du das mit dem Thema Datenschutz in der Cloud? Etwas zugespitzt speicherst du ja u.U. geheime politische Dokumente bei der NSA.

    2) Wie verhält es sich mit dem Aufwand, wenn der Ordner Heftzwecken, Büroklammern, Postits und sonstigen Kram enthält?

    3) Wie sieht es mit dem Thema Papierstau aus? Scannt der ganze Ordner ohne größere Probleme ein oder muss man da mehrfach pro Ordner nachgucken? Kann der auch etwas zerknittertes Papier?

    4) Ich würde dir einen anderen Clouddienst als Start empfehlen – weil Evernote keine IFTTT-Trigger hat. Wenn du deinen Krams etwa zuerst in die Dropbox schiebst, kannst du das dann automatisch in Evernote kopieren lassen und hast deine Daten dann automatisch auf zwei Diensten mit einer gewissen Backupsicherheit.

    • Till sagt:

      Danke für die Anmerkungen/Fragen!

      1. Keine Ahnung, vermutlich ist es NSA-öffentlich. Allerdings scheint es (habe nicht tief recherchiert) auch keine ähnlich komfortable Lösung zu geben, die mit Sicherheit wirbt. Dinge, die ich für sicherheitssensibel halte, werde ich nicht da speichern.

      2. Da der Einzug eh auf 20-30 Blatt begrenzt ist, müssen Dinge wie Heftzwecken etc. entfernt werden. Als einfachste Methode zum Entheften erscheint mir bisher das Abschneiden der entsprechende Ecke.

      3. Ganze Ordner eh nur stückweise; Papierstau bisher halbwegs kein Thema (einmal haben sich an einem Blatt mit Loch mit Florida-Wahlzettel-Schnippsel Folgeblätter aufgehängt, das staute dann), allerdings kam es bisher zweimal dazu, dass das Gerät sich mitten im Scannen entweder aufgehängt hat, oder das WLAN verloren hat, oder … jedenfalls unvermittelt nicht weiter wollte. Ob das regelmäßig passiert, kann ich bisher nicht sagen, dafür habe ich das noch nicht lange genug.

      4. Hmm. Guter Hinweis. Dropbox als Cloud-Ziel wäre für den Scanner kein Problem; ob es mit dem Datenvolumen Probleme geben würde, wenn ich da alles »backupe«, weiß ich nicht (und das Problem Nr. 1 verdoppelt sich damit natürlich). Muss ich mal drüber nachdenken, ob das für mich sinnvoll wäre.

  3. Till sagt:

    P.S.: Ich probiere das mit IFTTT, Dropbox und der automatischen Mail an Evernote mal aus.

  4. Peter Alberts sagt:

    Mich würde ja vor allem interessieren, in wie viel von dem Archivierten Du hinterher wirklich mal wieder reingeschaut hast. Also mit anderen Worten: Ob es den Aufwand überhaupt wert ist.

    • Till sagt:

      Oh, böse Frage ;-) … vermutlich könnte ich das auch einfach wegwerfen, ja.* Kann ich aber nicht – dann lieber eingescannt als auf Papier aufbewahren, oder? (Und die Chance, dass ich irgendwo nochmal reinschaue, ist vermutlich auch größer, wenn die Suchfunktion von Evernote mir was vor die Nase hält, als wenn ich Ordner durchwühlen muss …)

      * Wobei das auch differenziert zu sehen ist – Uni-Unterlagen sind tatsächlich ab und zu noch nützlich, 2008 beschlossene Länderrats-Resolutionen eher nicht so.

  5. Peter Alberts sagt:

    Danke für die Antwort. Ich meinte das keineswegs böse. Mein Archivierungssystem beruht eigentlich eher auf der »Wegwerfen«-Säule. Und dabei bleibt dann doch oft ein mulmiges Gefühl, dass vielleicht doch was verloren geht, was nicht verloren gehen sollte.

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